Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website, des Excel-Add-ins „DokuPick" sowie der mobilen App „DokuPick Snap" (zusammen der „Dienst"). Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf dich persönlich beziehbar sind.

1. Verantwortlicher

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Dienstes sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), lit. f DSGVO (berechtigte Interessen), lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) sowie ggf. lit. a DSGVO (Einwilligung).

3. Hosting

Unsere Website und die serverseitigen Funktionen von DokuPick werden auf einem Server unseres Hosting-Dienstleisters betrieben. Der Server steht in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union. Der Anbieter verarbeitet in unserem Auftrag Daten, die beim Aufruf bzw. bei der Nutzung anfallen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung). Mit dem Anbieter besteht bzw. wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

4. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website und bei serverseitigen Funktionen erhebt und speichert der Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die dein Browser bzw. das Add-in automatisch übermittelt. Dies sind insbesondere:

• anonymisierte bzw. gekürzte IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite/Datei, übertragene Datenmenge,
• verwendeter Browsertyp und Betriebssystem,
• Referrer-URL.

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Zweck des sicheren Betriebs und der Abwehr von Missbrauch. Die Logfiles werden nach kurzer Zeit gelöscht.

5. Verschlüsselung (TLS/HTTPS)

Der Dienst nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://" und dem Schloss-Symbol im Browser). Dadurch können die Daten, die du an uns übermittelst, nicht ohne Weiteres von Dritten mitgelesen werden.

6. Lizenzierung und Aktivierung

Zur Freischaltung des Add-ins prüfst du dich mit deiner lizenzierten E-Mail-Adresse. Das Add-in übermittelt diese E-Mail-Adresse an unseren Lizenzserver, der prüft, ob eine gültige Lizenz vorliegt. Dabei werden die E-Mail-Adresse, das Ergebnis der Prüfung sowie Zugriffszeitpunkt und IP-Adresse zu Zwecken der Lizenzverwaltung und Missbrauchsabwehr protokolliert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

7. Lokale Speicherung und Verarbeitung in Excel

Wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein. Für den Betrieb des Add-ins speichern wir technisch notwendige Informationen (z. B. deine lizenzierte E-Mail-Adresse, ein Kopplungs-Token für das Postfach sowie Einstellungen) im lokalen Speicher deines Browsers bzw. von Excel („Local Storage").

Die von dir geladenen Belege sowie die daraus in Zellen übernommenen Werte werden grundsätzlich in deiner Excel-Arbeitsmappe auf deinem Gerät bzw. deinem Speicherort gespeichert und nicht an uns übertragen. Ausnahmen sind die in Ziffer 8 beschriebenen serverseitigen Funktionen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG (technisch erforderlich) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Serverseitige Verarbeitung von Belegen (OCR, E-Rechnung, Postfach)

Einzelne Funktionen verarbeiten den Inhalt der von dir bereitgestellten Belege auf unserem Server in der EU. Das betrifft:

• Texterkennung (OCR): Bei gescannten oder fotografierten Belegen wird die Bilddatei zur Texterkennung an unseren Server übertragen, dort aufbereitet und in durchsuchbaren Text bzw. ein durchsuchbares PDF umgewandelt.
• E-Rechnung: Beim Öffnen einer XRechnung wird die XML-Datei an unseren Server übertragen und in ein lesbares PDF umgewandelt; die enthaltenen Rechnungsdaten werden ausgelesen.
• Postfach „Vom Handy": Mit der DokuPick-Snap-App erfasste Belege werden in dein persönliches, per Kopplungs-Token geschütztes Postfach auf unserem Server hochgeladen, bis du sie im Add-in abrufst bzw. löschst.

Diese Belege können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen, Adressen, Bankverbindungen). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der von dir aufgerufenen Funktion. Belege im Postfach werden gelöscht, sobald du sie entfernst; Dateien der reinen OCR-/E-Rechnungs-Umwandlung werden nach der Verarbeitung nicht dauerhaft vorgehalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit in den von dir hochgeladenen Belegen personenbezogene Daten Dritter (z. B. deiner Kunden oder Lieferanten) enthalten sind, bist du hierfür der Verantwortliche; wir verarbeiten diese Daten in deinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Auf Wunsch schließen wir mit dir einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

9. Mobile App „DokuPick Snap"

Die App nutzt die Kamera deines Geräts ausschließlich, um Belege zu scannen; der Zugriff erfolgt erst nach deiner Freigabe. Gescannte Belege werden – wie in Ziffer 8 beschrieben – in dein Postfach hochgeladen. Für die Bereitstellung und Aktualisierung der App setzen wir Dienste Dritter ein (siehe Ziffer 10).

10. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht bzw. geschlossen wird:

Soweit Daten in Drittländer (z. B. USA) übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln bzw. eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework), soweit anwendbar.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Lizenzdaten werden für die Dauer der Lizenz verarbeitet; Belege im Postfach werden gelöscht, wenn du sie entfernst bzw. die Löschung verlangst.

12. Deine Rechte

Dir stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an support@dokupick.com.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde deines üblichen Aufenthaltsorts wenden.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung.